国立大学法人　熊本大学
運営基盤管理部情報企画ユニット
後藤　正三 様

導入の背景

始業・終業時間の適正な管理を行う必要があること、平成２１年４月からの勤務時間１５分短縮による就業管理の煩雑化により、始業・就業記録簿等の手書きミスや集計ミスが増加したことなどがあり、ペーパーレスなどコスト削減にも繋がるシステム導入の検討を開始した。

MosPを採用した理由

当初は、業者に開発を依頼する予定であったが、管理業務に係るコスト抑制のために予算の確保が難しかった。そこで、エクセルでの管理も検討した。しかし、このIT化の時代にもっと良い方法があるのではと思い「オープンソース　勤怠管理」でWeb検索をしたところMosPがヒットし、その存在を知った。
早速試してみたところ、そのままでは自社には合わなかったが、ベースとして利用出来ると判断、マインドにライセンス等の確認をした上でカスタマイズに着手した。
また、選定の際にMosPが他社から認知されていたことも採用する際の安心材料となった。

導入までの道のり

平成２１年１０月より、３部署計２９人での試行運用を開始。システムの不具合チェックやマニュアル・FAQの作成、試行部署拡大へ向けての設定作業を合わせて行い、順次試行部署を拡大していった。
この試行運用により、システム導入に伴う運用上の問題が浮上した。
例えば、年休の付与について。MosPの標準では基準日付与であるのに対し、大学では各自の採用年月日から６ヶ月後の年月日での付与を行っていた。そこで、自動付与ではなく手動対応とし、業務負担のために月初の１日一斉付与に変更するなど規則も見直した。他にも、育休・病休等の長期休暇者については、各自に申請してもらい労務・安全課が一括で登録するなどし、運用での対処を行った。
こうして、７００人規模での本格導入も実現した。

システム概要

＜システム環境＞
OS: CentOS5
アプリケーションサーバ：Apache/Tomcat※
DB: MySQL4※
※CentOS5の標準でインストールされているものを利用

＜特徴＞
●現状の時間外勤務に係る自己申告フロ－（始業・終業時間記録簿による申請と承認）を基本に、そのままＷＥＢ化
●パソコンログによる客観的な始業・終業時間の把握
●個人認証を利用することによる帳票類の廃止
（出勤簿、始業・終業時間等記録簿、休暇簿、欠勤届）
●原則ペーパーレス
（必要な帳票のみシステム対応、その他はCSV出力）

＜概要＞
管理区分に応じたシステムの権限
●一般職員：始業・終業時間の登録、休暇の申請
●管理職：始業・終業時間の承認、休暇の承認
●勤務時間管理員：勤務時間報告時のデータ管理
●システム管理者：システムの全体的な管理
　　　⇒運用基盤管理部人事・労務ユニット（運用面）
　　　⇒運用基盤管理部情報企画ユニット（システム改修面）

＜開発工数＞
開発期間としては４ヶ月程度で、他の仕事も兼務しつつ事務職員２名で対応。
現在も、メンテナンスを必要に応じて行う。

導入効果と今後の課題

＜効果＞
●出勤簿押印が一部廃止に（帳票出力は可能）
●始業・終業時間記録簿、休暇簿印刷業務の一部廃止
●勤務時間管理員の、超過勤務時間の集計作業が不要
●休暇申請における中間決裁の廃止
●改修作業が早くメンテナンス費用が不要

＜今後の課題＞
●独自開発のため、プログラムを管理する人が必要
　　　⇒ 異動にも対応できるような仕組み作り
●全職員が対象ではないため、システムによる管理と従来型の管理とが混在
　　　⇒ 対象は、事務部の長が超過勤務の命令や休暇簿の承認を行っている者（事務系職員の約七割にあたる）。その他、裁量労働制の教員、非常勤講師、一部技術系職員、超過勤務が発生しない職員については初回導入では対象外とした。
●管理部署の業務量増加　
　　　⇒ これまで、それぞれの部署で行っていた年休管理や長期休職者の出勤簿処理（システム入力作業）を総務が一括で対応することになるなど、一部の管理部署の業務が増加した（その他の部署に関しては業務軽減となった。）ため、増加した作業の簡素化が必要である。

マインドに期待すること

今後の運用保守を軽減すべく、マインドによるプログラムの共同管理など、サポートを期待したい。
また、MosP勤怠管理のバージョンアップに期待しており、既存データを引き継げるようになることを望んでいる。